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総務のお仕事って [おしごとのこと]

今日、うちの支店事務所の増床工事の立会いのために休日出勤してきました。
工事は3週間前から始まり、この土日で最後の工事が終わって、月曜日からは新しいレイアウトでの業務開始です。
ほぼ1.6倍位のスペースに広がりました。

今年の春頃に、隣の事務所が退去したということをたまたま本社に何気なく話したところ・・・増床の話が一気に持ち上がり、あっという間に工事突入。
もともとほぼ定員いっぱいのフロアだったんですが、今期のうちの支店の業績が良く、人員を増員すればもっと実績を上げられるのでは・・・そのために、スペースを確保しておこうという意向もあるようです。

ビルとの契約条件の詰めや工事業者の手配は本社の総務部がやるんですが、レイアウトの詳細を考えて業者と打ち合わせしたり、レイアウト変更工事のための荷造り作業について支店のメンバーに指示したり・・・何かと支店でも動かなければならなかったのでした。
そしてそれは、私、総務課長のお仕事。。。

今の事務所になってからもう何年か経ちますが、書類の収納スペースがあちこちに分散していたり、不要になったものも処分されずにそのままになっていたり。
今回の増床でフロア内に大きな書庫も出来たので、書類収納場所もなるべくまとめて使いやすいように整理したり、要らないものは処分することに。それらの原案を考えたり、部下に指示したり、それも私の役目です。

もともと自分の家の引っ越しの時も、毎回転居先の間取り図を作って、生活動線を考えながら家具のレイアウトをあれこれと考える人なので、事務所のレイアウトを考えたりするのも、むしろ楽しんでましたが。。。

店舗増床や引っ越しなどは毎年あるものではなくて、数年に1度あるかないか。なので、同じ総務課長が何度も経験することではなくて、たまたまその時の総務課長にとっては初めての経験になる訳です。
ノウハウの引き継ぎがある訳ではないので、何をどうするかはその人次第・・・
混乱なく無事に増床工事後の業務が開始出来るか、あれこれと考えたレイアウトがみんなの使い勝手の良いものになるかどうか、総務課長の力量が問われるところだなぁ~と。

今のところ、なんとか無事に業務開始出来そうだけど…月曜日の朝が勝負[exclamation]

今回の増床工事のことでちょっとだけ愚痴を言わせていただくと・・・
本社の総務担当者が請負業者に発注して、その請負業者からさらに個別工事ごとの業者に発注しているという構図。そのためこちらから要望したり質問するのも、私→本社総務担当→請負業者→工事業者という手順。そしてそれぞれのレスポンスが遅くて、細かな変更点を最終業者に伝えるのに右往左往したこと。
最後の方はあまりにもまどろっこしいので、直接、私⇔工事業者でやりとりしましたが。

個別工事(電話配線、セキュリティ工事、電源工事・・・)の詳細を知らされていないので、???なことがいっぱいだったし。

それと、移動のために必要な荷造り、みんなに指示を出したものの、見事に動かない人がいた~
自分の机周りは自分でするのは当たり前。それ以外の共用のもので、荷造りに時間が掛かりそうなものは担当を指名したんだけど、担当を決めていないものは・・・自ら進んでやろうとする人がいなかった~
誤算でした。。。
あらかじめ、細かいものまで荷造りが必要なものは全部、担当を決めておいた方が良かったなぁって。
けっきょく、金曜日の夕方荷造りし始めた時に、いちいちフロアを歩き回って『ここもやって~』『これも荷造りして~』と、その場にいたメンバーに声を掛けて回らなければなりませんでした。
メールやペーパーで何度も手順や注意点を指示しているのに、それらをまったく読んでなくて、とんちんかんな質問をしてくるメンバーもいたり。。。(ー_ー)!!

ところで、今やってますよね、『エイジハラスメント』っていうドラマ。
ドラマの舞台は『総務課』。稲森いずみさんが総務課長役ですね。

このドラマに出てくる総務課では、『とりあえず総務』という電話相談窓口があります。困ったことやどこに言っていいか分からないことがあった時に『とりあえず総務』なのです。
これ、思い切りツボにはまりました。
全国津々浦々、全ての会社の総務担当者が、この言葉に『[exclamation×2]』となったのではないかと。

総務の仕事って、本当に多岐に亘ります。それぞれの業務内容は難易度は低いかもしれないけど、業務範囲が広すぎるので、あらゆることを知っていなければ出来ないのです。うちの支店では総務課は総務の他にも出納、経理もやっています。
鍵や印鑑、重要物(領収書、切手、現金)の管理、防火防災関連業務、経理、出納業務、外部委託先の管理・・・これらの業務にはすべて会社の規程や管理要領が定められているので、それらすべてを把握していなければならないのです。
しかも、これらの規程などは、総務担当者以外はほとんど見たことがないもの。
現に私自身も、総務課長を兼任するまでは、まったく読んだことはありませんでした(^_^;)

なおかつ、今は融資課長もやっているので、もちろん融資業務関連の規程やマニュアルなども知っておかなくてはなりません。
さらに。融資も住宅ローン部門とその他のローン部門とでは、もともと会社が別々だったために規程やマニュアルも異なっているんですが、そのどちらもやっていた課長としては、両方を知っていなければならない・・・
と、うちの会社の規程類のほぼ全てを知っていなければならないのでした。

脱線しました。。。何が言いたいかというと、業務範囲が広すぎて大変ということ[exclamation]

そして、『人がやらないことを何でもやる』『誰もやらないので、やる』という仕事も多いため、人に尽くすことが苦じゃない人じゃないとできないかも。。。と思ったり。
その点、私には向いてない。。。

そんな総務感ですが、来月からたぶん総務課長ではなくなりそうです。
支店の組織変更があるらしいです。総務課を廃止して、事務推進課を作るそうです。
今は1課が住宅ローンの営業と事務、2課がその他のローンの営業と事務、そして総務課があったのですが、10月からはすべての事務担当が事務推進課になるそうです。
順当にいけば、事務推進課長は私になりそうなんですが・・・2課の営業課長兼任はどうなるか?

その他いろいろと支店の人員体制についての問題点もあり、もしかしたら、私自身を含めて大きく動くかも。

先日人事担当役員が来て個別に人事面談をしたんだけど、転勤希望の有無についてかなり聞かれました。
乳がん治療もホルモン治療のみとなったので、転院も可能と伝えました。
名古屋に来て3年半近く経ったので、いつ転勤になってもおかしくない訳で。
せっかく、総務の仕事に慣れてきて、これまで手つかずだったこともいろいろ出来るかなぁ~という頃なんですが。
どうなることやら。





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