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カウントダウン始まる [おしごとのこと]

いよいよお正月明けの三連休で、事務所のお引越しをします。
10月から本部関係部署のメンバーと毎週移転MTGをしているんですが、11月末くらいまでは支店の方ですることはそんなになかったので、けっこうのんびりしてました。

が、移転まで営業日で15日を切ったあたりから、支店の方でやることが一気に増えてきました。
とは言っても、忙しくしているのは私のみ。移転に関するタスクの担当者をみんなに割り振ったものの、仕切り役としては全てに関わることになる訳です。
それとレイアウトの調整が大変。業者が作成した案を基に、実際の業務の動線を考えて什器の配置を考えるんですが…実際の使用頻度とか動線を知らない業者が作成したレイアウト図は、まったくイケてない[exclamation] 
細かいことですが、例えば複合機が2台あるんですが、一番みんなが日常で使うものなので、なるべくそれぞれのデスクから近い方がいいですよね。でもデスクの島が横並びに4つあるんですが、なぜか中央に2台の複合機が並べて配置されてました。2つの島の近くに複合機を1台ずつ配置すれば、それぞれのデスクからの移動距離も少なくなります。しかも最初の案では、デスク側にパーテーションを立てて、デスクから複合機が見えない配置になってました。パーテーションがあるために複合機を誰かが使用していも見えないし、デスクからの移動距離も倍以上変わってきます。複合機の所に行ったら誰かが使っていたら、その場で待たなくてはいけない・・・そんな無駄な時間が生まれるのです。
複合機なので、コピーを取る、PCからプリントアウトする、FAXを送る、スキャナーで読み込む、これらの作業を常に誰かがやっている状態です。なのでこの待ち時間がたとえ1分だとしても、十数名が毎日何分かの無断な時間を過ごすのは、業務効率に反します。

まあこんな感じで、一つ一つの什器の配置がイケてませんでした。それで大幅に変更案を要望して、何度か業者とのやり取りを往復して、ようやく最終案に落ち着いたのは昨日でした[もうやだ~(悲しい顔)]
使い勝手の悪いレイアウトは、本当に会社の業績にも影響を与えると思っているので、妥協はしたくないんですが・・・色々な訳の分からない本部の横やりが入ったり、細かい修正を何度も伝えるのがうんざりしてきたし、何をどこに収納するかを考えてナンバリングをしなければならないので、早く什器の位置を確定しなければならない…ということで、70%位のレベルで妥協しました。

大変なのは、今の事務所の広さよりも3割ほど狭くなり書庫がなくなるので、書庫内のファイルや保存文書を全て鍵の掛かるキャビネットに収納しなければならないこと。個人情報が含まれるものは、全て鍵の掛かるキャビネットに収納しなければならないという会社の規程を守るために、現在キャビネットに入っているもので鍵を掛けなくてもよいものは外に収納して、書庫の文書を収納するスペースを空けなければならないのです。この作業も大変。

それと、不用品や不要な書類の処分も大変。うちの支店は二つの会社が統合した店舗なので、それぞれで使用していたものが統合によって一つで済むので、使わなくなったものがたくさんあります。他にも、以前は使っていたけど時代が変わって使わなくなったものもたくさんあります。同じ用途のものがたくさんあったり。
そしてそれらの不要なものは、置いておくスペースがあったのでそのまま残っていまして。でも移転でそれらの不要なものを置いておく余裕がないので、処分するしかありません。
ただ、今の時代処分するのも一苦労です。個人情報が含まれるものはシュレッダーしたり、情報が読み取れないようにしてから処分しなければならない。ゴミの分別も考えなければならない。

でも一番大変なのは、『どれを処分するか』『処分していいものなのか』を判断すること。一時期、断捨離が流行りましたが、物を捨てるということはかなりの決断力が必要です。しかも自分の家の物なら判断がつきやすいけど、会社の物は判断に迷う物ばかり。けっきょくその判断をすることが大変責任のあることなので、置いておくスペースがあるうちは、誰も手をつけなかった・・・ということなんですね。
はい、その判断を私が今やっております。
ただ面白い事には、いったん捨てるモードになると、どんどん加速していくんですね~ そしてストレス発散にもなります。断捨離の醍醐味ってこれなんだなぁ~と(#^.^#)

来週月曜日には荷造り用の梱包材が届くので、梱包作業が始まります。レイアウト図面でナンバリングした什器の番号をラベルに書いて、それぞれの段ボールや什器に貼り付けていく作業が待ってます。これを間違うと荷解きが大変なので、神経使います。
梱包作業と開梱作業は支店全員でやる予定ですが、『これはどこに?』『これはどうすればいいの?』という人が必ず何人かいます。その人たちに指示する役目も私。。。けっこう、これはストレス溜まります。

それと並行して、色々な工事業者との現場でのやり取りもあるし、関係本部との連絡も頻繁になってくるし。いやぁ~、怒涛の時間が始まります。。。

でもそんな中、一つだけ楽しみにしていることがありまして。いよいよ、例の彼の異動が・・・辞令が発表されるまで、営業日で10日を切りました。こちらのカウントダウンも着々と。




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匿名希望

「人を呪わば…」の諺って知ってます?
乳がんなのでしょう?
おひとりさまなら、その後の自分の身の振り方を考えるべきななら?

ヴァイオリンだの歌舞伎だの、旅行だのと、随分と余裕があるのですね。
職場の愚痴…長すぎです。
誰も読みたいだなんて思ってやしませんよ。
by 匿名希望 (2017-12-28 23:44) 

ももん

長々と書き連ねた記事をお読みいただいて、ありがとうございます。

乳がんになったので、歌舞伎とか旅行で免疫力アップを図っております!ヴァイオリンは乳がんになる前からやってますが、先生に怒られながらも何とかめげずに続けております。

幸いにも同じ会社で30年近く働くことが出来、女性社員の中では一番たくさんお給料をいただいています。実家の父親に送金する以外は自分しかお金を遣う人がいませんし、遺して死んでしまうのももったいないので、生きているうちに楽しいことに遣わせていただいています。もちろん長生きすることもあり得ますので、老後の資金は別に確保してあります。

職場の愚痴、ついついストレス解消のために長く、熱く語ってしまいがちです(^^;
お読みになる方はたぶん不快な思いをされると思うので、チラ見程度に読み流してくださいませ。
by ももん (2018-01-03 11:21) 

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